Wat is een circulaire tender?

Een circulaire tender is een officiële aanbesteding waarbij circulariteitsaspecten zijn geïntegreerd in de volledige aanbestedingscyclus: van de behoeftespecificatie en marktconsultatie tot de selectie- en gunningscriteria, het contract en het contractmanagement. Het onderscheidt zich van een traditionele aanbesteding doordat de hele levenscyclus van producten en materialen wordt meegewogen, niet alleen de aanschafprijs.

Circulaire tenders zijn wettelijk volledig toegestaan op grond van de Aanbestedingswet 2012 en de Europese richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU. De overheid is voor veel organisaties de grootste inkopende partij, en kan via circulaire tenders de markt voor circulaire producten en diensten aanzienlijk versnellen.

💡 Circulaire tenders hebben juridische basis

Zowel de Europese aanbestedingsrichtlijnen als de Aanbestedingswet 2012 staan uitdrukkelijk toe dat milieukenmerken, levenscycluskosten en circulariteitsprestaties worden meegewogen als gunningscriterium. U hoeft hiervoor geen speciale toestemming, het is standaard mogelijk.

Europese drempelwaarden

Boven bepaalde drempelwaarden is een Europese aanbesteding verplicht. Hieronder geldt nationaal aanbestedingsrecht. De drempelwaarden worden elke twee jaar herzien door de Europese Commissie.

Opdrachtnemer / Sector Leveringen & Diensten Werken
Centrale overheidsorganen (ministeries, ZBO's) € 143.000 € 5.538.000
Decentrale overheden (gemeenten, provincies, waterschappen) € 221.000 € 5.538.000
Nutsbedrijven (energie, water, transport) € 443.000 € 5.538.000
Sociale & specifieke diensten € 750.000

Aanbestedingsprocedures en circulariteit

Welke aanbestedingsprocedure het best past bij een circulaire tender hangt af van de complexiteit en de marktontwikkeling. De meest relevante procedures zijn:

Meest gebruikt

Openbare procedure

Iedereen kan inschrijven. Geschikt voor circulaire tenders waarbij de markt voldoende rijp is. Circulaire criteria worden opgenomen in het beschrijvend document.

Innovatief

Mededingings­procedure met onderhandeling (MO)

Biedt ruimte voor dialoog met inschrijvers over circulaire oplossingen. Geschikt wanneer de aanbestedende dienst de markt nog niet volledig kent.

Complex

Concurrentiegerichte dialoog

Intensieve dialoog met meerdere partijen om een oplossing te ontwikkelen. Uitermate geschikt voor complexe circulaire opdrachten waarbij de oplossing nog niet bekend is.

Innovatie

Innovatiepartnerschap

Specifiek voor het ontwikkelen én inkopen van innovatieve circulaire oplossingen die nog niet op de markt beschikbaar zijn. Langdurig partnerschap met één of meerdere partijen.

Functioneel specificeren

Functioneel specificeren is de belangrijkste inkooptechniek voor circulaire tenders. In plaats van een product te beschrijven, beschrijft u de gewenste functie of het gewenste resultaat. Dit geeft leveranciers de vrijheid om circulaire en innovatieve oplossingen aan te bieden die u zelf misschien niet had bedacht.

❌

Traditionele specificatie (productgericht)

"Levering van 500 bureaustoelen, type X, materiaal Y, kleur antraciet, garantie 2 jaar."

✅

Functionele specificatie (resultaatgericht)

"Levering van ergonomische werkplekoplossingen voor 500 medewerkers gedurende 10 jaar, inclusief onderhoud, reparatie en terugname aan het einde van de contractperiode. Minimaal 30% gerecyclede materialen. Circulariteitsscore aantoonbaar maken."

Marktconsultatie

Voorafgaand aan een circulaire tender is een marktconsultatie sterk aan te bevelen. Hiermee verkent u welke circulaire oplossingen beschikbaar zijn, stemt u uw ambities af op de marktrealiteit en maakt u betere specificaties en criteria.

Een marktconsultatie kan bestaan uit: een Request for Information (RFI), individuele leveranciersgesprekken, een informatiemarkt of een online vragenronde. Alle geïnteresseerde partijen moeten gelijke toegang krijgen tot de uitkomsten, publiceer een samenvatting als bijlage bij de aanbestedingsdocumenten.

Een goede marktconsultatie stelt u in staat om: reële circulariteitsambities te formuleren, te bepalen of een product-als-dienst model haalbaar is, de juiste gunningscriteria en wegingen te kiezen, en risico's in te schatten.

Circulaire gunningscriteria (MEAT/BPKV)

Via de MEAT-systematiek (Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding) kunt u kwaliteits- en circulariteitscriteria meewegen naast prijs. Gangbare circulaire gunningscriteria zijn:

♻️ Materiaalgebruik

Percentage gerecyclede, hergebruikte of hernieuwbare grondstoffen in het product. Aantoonbaar via certificering of materialenpaspoort.

🔧 Repareerbaarheid

Repairability score, beschikbaarheid van reserveonderdelen, reparatieprotocol. Hogere score = langere levensduur = minder vervanging.

📅 Levensduur & garantie

Verwachte functionele levensduur, garantieperiode, en trackrecord van de leverancier op productduurzaamheid.

↩️ Terugname

Aantoonbaar terugname- of hergebruikprogramma aan het einde van de levensduur. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

📋 Materialenpaspoort

Digitaal document met volledige materiaalsamenstelling, circulariteitspotentie en instructies voor demontage en terugwinning.

🌍 CO₂-voetafdruk (LCA)

CO₂-uitstoot over de volledige levenscyclus (cradle-to-grave of cradle-to-cradle), aangetoond via een Levenscyclusanalyse (LCA).

Contractmanagement na gunning

Circulaire ambities zijn pas effectief als ze ook na gunning worden geborgd. Een circulair contract bevat meer dan een prijs en een levertijd, het bevat meetbare verplichtingen die gedurende de gehele looptijd worden gemonitord.

📌 PIANOo: praktische ondersteuning voor aanbestedende diensten

PIANOo is het kenniscentrum voor professioneel aanbesteden van de Nederlandse overheid. Via pianoo.nl zijn modelbestekken, criteria, handreiking en praktijkvoorbeelden beschikbaar voor circulaire aanbestedingen in uiteenlopende productcategorieën.